SURAT DINAS
A. Pengertian Surat Dinas
Surat Dinas adalah salah satu alat komunikasi yang tertulis yang digunakan untuk menyampaikan warta tentang kedinasan, dibuat oleh pejabat organisasi/instansi pemerintah. Karena surat dinas itu dibuat oleh seseorang dalam kedudukannya sebagai pejabat instansi, pemerintah, maka surat dinas itu disebut juga surat jabatan. Di samping itu dikenal pula sebutan surat resmi untuk surat dinas atau surat jabatan ini, karena surat dinas dikeluarkan oleh instansi resmi pemerintah dalam arti bukan oleh suatu organisasi swasta.
B. Jenis-jenis Surat Dinas
Beberapa jenis surat yang termasuk surat dinas adalah sebagai berikut :
a. Surat Permohonan
Surat permohonan berisi permohonan atau permintaan sesuatu kepada pihak lain. Misalnya permohonan kepadaseseorang untuk menjadi pembicara dalam suatu seminar, permohonan izin, permohonan mutasi/pindah tugas, dan permohonan peminjaman sesuatu.
Surat permohonan lazimnya dikirimkan kepada instansi yang secara structural organisasi lebih tinggi. Sementara, untuk instansi atau pejabat yang lebih rendah, lebih tepat disebut surat permintaan atau penugasan. Dalam surat permohonan harus disebutkan pokok-pokok berikut.
• Identitas pemohon
• Isi permohonan.
• Tujuan dan alasan pemohon.
• Batas waktu maksimal untuk menjawab permohonan.
• Pernyataan kesungguhan dalam memohon.
b. Surat Pemberitahuan
Surat pemberitahuan berisi suatu pengumuman atau sosialisasi informasi baru yang perlu diketahui oleh pihak lain yang terkait. Surat ini sifatnya hanya mengabarkan suatu berita sehingga tidak perlu untuk ditanggapi dalam bentuk surat. Secara umum, sistematika surat pemberitahuan adalah sebagai berikut :
• Bagian pembuka, berisi masalah pokok surat
• Bagian isi, berisi rincian, uraian, keterangan, atau penjelasan dari masalah pokok yang akan diberitahukan.
• Bagian penutup, berisi harapan agar pihak yang dituju memaklumi hal yang disampaikan.
c. Surat Keterangan
Surat keterangan berisi keterangan resmi tentang status/kondisi sesorang/barang yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang. Misalnya, surat berkelakuan baik, surat keterangan sehat terbebas dari narkoba, surat keterangan tidak mampu dan surat keterangan pengalaman kerja. Surat ini biasanya dibuat oleh pimpinan atau pejabat tinggi dalam suatu institusi atas permintaan seseorang yang berkepentingan dengan isi keterangannya. Dalam surat keterangan ini, harus disebutkan :
• Data pribadi dan jabatan pihak yang membuat keterangan.
• Data pribadi pihak yang diterangkan.
• Isi keterangan.
• Keterangan tanggal berlakunya surat.
• Pernyataan bahwa keterangan yang dibuat adalah benar.
d. Memo dan Nota Dinas
Memo merupakan singkatan dari kata memorandum yang berasal dari kata memory yang berarti ingatan. Istilah nota bersal dari kata note yang berarti catatan. Memo atau nota dinas adalah surat khusus yang dipakai antarpejabat di lingkungan suatu lembaga. Pemakaian memo tersebut berbeda dengan memo pribadi.
Memo pribadi dipakai oleh perseorangan dan dapat dikirim kepada siapa saja asal orang yang dituju sudah kenal baik dengan pengirim memo pribadi itu.
C. Cara Menulis Surat Dinas
Dalam Surat Dinas walaupun pembuat suratnya dari instansi yang berbeda tetap menggunakan bahasa yang resmi, yaitu bahasa Indonesia yang disesuaikan dengan ejaan yang berlaku, sedangkan format baku dalam surat adalah sebagai berikut :
• Kepala Surat
• Nomor
• Hal
• Lampiran
• Tanggal Pembuatan Surat
• Alamat yang dituju
• Salam pembuka (tidak harus ada)
• Isi surat
• Salam penutup (tidak selalu ada)
• Nama terang, tanda tangan pengirim surat
• Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menulis Surat Dinas
Untuk menghindari kesalahan penempatan bagian-bagian surat resmi, ada beberapa hal yang perlu kamu ketahui tentang penulisan surat jenis ini, di antaranya sebagai berikut :
• Penulisan tanggal surat tidka perlu didahului nama tempat/kota jika nama kota telah tercantum pada kop surat/kepala surat. Selain itu, angka tahun tidka perlu diikuti tanda baca apapun.
• Apabila dalam surat ada yang dilampirkan, seperti kuitansi, brosur, atau fotokopi, pelampiran tersebut cukup ditulis jumlahnya saja pada lampiran. Jika tidka ada yang dilampirkan berarti kata lampiran tidak perlu dicantumkan dan penulisan langsung pada Nomor Surat dan Perihal.
• Bagian hal atau perihal hendaknya dituliskan secara ringkas dengan init persoalan yang akan dibahas di dalam surat.
• Penulisan alamat surat sebagai berikut.
• Penulisan alamat tidak perlu diawali dengan kata kepada karena sudah jelas bahwa alamat yang ditulis adalah alamat yang dituju.
Contoh penulisan yang dianjurkan
Yth. Direktur Personalia PT Makmjr Sejati
Jalan Ahmad Yani Nomor 50
Surabaya
• Penulisan sapaan seperti Saudara, Bapak, Ibu, dan Tuan tidak digunakan di depan gelar, pangkat dan jabatan, kecuali, langsung diikuti nama yang dituju.
Contoh penulisan yang tidak dianjurkan:
Yth. Bapak Drs. Sihar Ramses Simaputang
Contoh penulisan yang dianjurkan:
Yth. Bapak Sihar Ramses Simaputang
• Salam pembuka yang cukup dikenal di antaranya sapaan “dengan hormat”/ sapaan ini ditulis sebagai berikut.
Misalnya: dengan hormat,
Namun demikian, sapaan-sapaan lain pun dapat digunakan. Sapaan-sapaan yang bernada takzim, hormat, resmi dan tidak berlebihan.
• Kalimat pembuka yang biasa digunakan ada beberapa macam, bergantung pada keperluan surat, seperti contoh berikut.
• Menyambung surat kami tanggal . . . No . . .
• Dengan ini kami beritahukan bahwa . . .
• Isi surat jangan sampai mengaburkan pembaca. Untuk itu, usahakan agar isinya singkat dan jelas.
• Salam penutup biasanya menggunakan ketentuan sebagai berikut.
• Huruf pertama kata salam, hormat dan wassalam ditulis dengan huruf capital.
• Pada akhir salam penutup dibubuhkan tanda koma.
D. Contoh Surat Dinas
DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL
SEKOLAH MENENGAH ATAS NEGERI CILAMAYA
Jln. Raya Sukatani No. 15, Cilamaya, Karawang 41384
Karawang, 12 Maret 2007
Nomor : 325 /OSIS/07
Lampiran : satu lembar
Hal : Undangan
Yth. Ir. Jaja Saputra
Jln. Raya Cilamaya No. 11
Cilamaya Karawang
Dengan hormat,
Dalam rangka meningkatkan kesadaran masyarakat terhadap kelestarian lingkungan, khususnya daerah pantai, kami akan mengadakan kegiatan peduli lingkungan dengan menanam pohon bakau (mangrove). Sehubungan dengan itu, kami mengundang Bapak untuk hadir dan memberikan sambutan pada acara tersebut yang akan dilaksanakan pada :
Hari, Tanggal : Sabtu, 17 Maret 2007
Waktu : Pukul 10.00 s.d. 14.00 WIB
Tempat : Aula SMA Negeri Cilamaya
Atas perhatian dan partisipasi Bapak, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Ketua OSIS
