Surat adalah sarana komunikasi untuk
menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain.
Fungsinya mencakup lima hal: sarana pemberitahuan, permintaan, buah
pikiran, dan gagasan; alat bukti tertulis; alat pengingat; bukti
historis; dan pedoman kerja. Pada umumnya, dibutuhkanperangko dan amplop sebagai
alat ganti bayar jasa pengiriman. Semakin jauh tujuan pengiriman surat
maka nilai yang tercantum di perangko harus semakin besar juga.
Jenis Surat
Surat
secara umum digolongkan menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat dinas,
dan surat niaga apabila ditinjau dari segi bentuk, isi, dan
bahasanya. Sedangkan apabila digolongkan berdasarkan berdasarkan
pemakaiannya dapat dibagi menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat resmi,
dan surat dinas.
Surat pribadi
Surat
pribadi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan pribadi. Surat
dapat berupa korespondensi antara sesama teman atau keluarga. Ciri-ciri
surat pribadi yaitu:
1. Tidak menggunakan kop surat
2. Tidak ada nomor surat
3. Salam pembuka dan penutup bervariasi
4. Penggunaan bahasa bebas, sesuai keinginan penulis
5. Format surat bebas
Surat Resmi
Surat
resmi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan resmi, baik
perseorangan, instansi, maupun organisasi; misalnya undangan, surat
edaran, dan surat pemberitahuan. Ciri-ciri surat resmi:
1. Menggunakan kop surat apabila dikeluarkan organisasi
2. Ada nomor surat, lampiran, dan perihal
3. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim
4. Penggunaan ragam bahasa resmi
5. Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi
6. Ada aturan format baku
Bagian-bagian surat resmi:
· Kepala/kop surat
Kop surat terdiri dari:
1. Nama instansi/lembaga, ditulis dengan huruf kapital/huruf besar.
2. Alamat instansi/lembaga, ditulis dengan variasi huruf besar dan kecil
3. Logo instansi/lembaga
· Nomor surat, yakni urutan surat yang dikirimkan
· Lampiran, berisi lembaran lain yang disertakan selain surat
· Hal, berupa garis besar isi surat
· Tanggal surat (penulisan di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat)
· Alamat yang dituju (jangan gunakan kata kepada)
· Pembuka/salam pembuka (diakhiri tanda koma)
· Isi surat
Uraian
isi berupa uraian hari, tanggal, waktu, tempat, dan sebagainya ditulis
dengan huruf kecil, terkecuali penulisan berdasarkan ejaan yang
disempurnakan (EYD) haruslah menyesuaikan.
· Penutup surat
Penutup surat, berisi
1. salam penutup
2. jabatan
3. tanda tangan
4. nama (biasanya disertai nomor induk pegawai atau NIP)
· Tembusan surat, berupa penyertaan/pemberitahuan kepada atasan tentang adanya suatu kegiatan
Surat Niaga
Surat
niaga digunakan bagi badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga
seperti industri dan usaha jasa. Surat ini sangat berguna dalam
membangun hubungan dengan pihak luar sehingga harus disusun dengan baik.
Surat niaga terdiri atas surat jual beli, kwintansi, dan perdagangan;
dan dapat dibagi atas surat niaga internal dan surat niaga
eksternal. Salah satu contoh dari surat niaga adalan surat penawaran dan
surat penagihan.
Surat Dinas
Surat
dinas digunakan untuk kepentingan pekerjaan formal seperti instansi
dinas dan tugas kantor. Surat ini penting dalam pengelolaan administrasi
dalam suatu instansi. Fungsi dari surat dinas yaitu sebagai dokumen
bukti tertulis, alat pengingat berkaitan fungsinya dengan arsip, bukti
sejarah atas perkembangan instansi, dan pedoman kerja dalam bentuk surat
keputusan dan surat instruksi. Ciri-ciri surat dinas:
1. Menggunakan kop surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan
2. Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal
3. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku
4. Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi
5. Menggunakan cap atau stempel instansi atau kantor pembuat surat
6. Format surat tertentu
No comments:
Post a Comment